Архивный отдел несет ответственность за состояние архивного дела в Троицком муниципальном районе, хранит, организует учет, комплектование и использование документов архивных фондов, ведет прием граждан, исполняет запросы социально-правового и тематического характера, организует работу читального зала.
Архивный отдел проводит работу по проверке наличия и физического состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, контролирует качество их проведения. Осуществляет учет и розыск необнаруженных дел архива, выявляет и учитыватывает особо ценные документы;
- Составляtn списки юридических и физических лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и физическими лицами - потенциальными источниками комплектования;
- Оказывает методическую и практическую помощь в делопроизводстве структурным подразделениям администрации и организациям - источникам комплектования архивного отдела;
- Проводит прием документов на постоянное, временное и депозитарное хранение. Организовывает отбор и передачу документов на постоянное хранение;
- Ведет учет документов, временно хранящихся в организациях - источниках комплектования архива. Осуществляет контроль за документами, хранящимися в структурных подразделениях администрации;
- Участвовует в заключении и выполнении договоров с организациями об упорядочении документов, в подготовке договоров о сотрудничестве и координации деятельности администрации в области архивного дела;
- Обеспечивает заключение договоров о сотрудничестве администрации с организациями федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и частной собственности в вопросах, относящихся к компетенции архивного отдела;
- Организовывает и проводит работу по научному описанию документов архивного отдела, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов и баз данных. Осуществляет тематическую разработку документов фондов архивного отдела. Организовывает и осуществляет подготовку справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архивного отдела;
Способствует внедрению в работу архивного отдела автоматизированных архивных технологий;
Осуществляет анализ, учет состояния и эффективность использования справочно-поисковых средств архива. Обеспечивает доступ потребителей документной информации к справочно-поисковым средствам архива. Обеспечивает использование документов архива;
Организовывает выставки документов. Готовит материалы для составления сборников документов, использования их в периодических изданиях и средствах массовой информации. Организовывает работу читального зала архивного отдела. Взаимодействовать с музеями муниципального района в проведении информационных мероприятий краеведческого характера;
Принимает участие в разработке документов мобилизационного планирования. Участвовает в мобилизационной подготовке архива, осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях.
Осуществляет иные полномочия в соответствии с действующим законодательством в целях реализации поставленных перед отделом задач.