Архивный отдел администрации Саткинского муниципального округа Челябинской области
Деятельность
Цель и задачи отдела
Основной целью создания Архивного отдела является решение задач по реализации полномочий в сфере управления архивным делом в Саткинском муниципальном районе, удовлетворение потребностей общества и государства в архивной информации, обеспечивающей социальные гарантии граждан.
Задачами Архивного отдела являются:
1) комплектование, учет, обеспечение сохранности и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
2) осуществление государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Саткинского муниципального района Челябинской области Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО « О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области»
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности Саткинского муниципального района, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации;
4) обеспечение рационального использования средств на реализацию государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области;
5) обеспечение защиты охраняемой законом информации находящейся в архивных документахв соответствии с действующим законодательством.
Функции отдела
В рамках решения основных задач отдел осуществляет следующие функции:
1) осуществляет учет архивных документов находящихся на хранении в отделе;
2) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций - источников комплектования отдела:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
3) составляет списки источников комплектования отдела, согласовывает с экспертно-проверочной комиссией ( далее –ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области и осуществляет подготовку соответствующего правового акта Администрации района;
4) рассматривает и согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования;
5) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области:
- описи дел, документов ( или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования отдела;
- инструкции по делопроизводству организаций- источников комплектования;
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций – источников комплектования;
- описи дел по личному составу ( или их годовые разделы);
- акты о неисправимых повреждениях документов организаций- источников комплектования;
6) осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел от организаций – источников комплектования;
7) принимает на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в случае заключения соответствующего договора;
8) осуществляет в установленном порядке прием документов по личному составу от ликвидированных организаций, предприятий, учреждений Саткинского района;
9) представляет в установленном порядке документы государственного учета в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;
10) проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности:
- соблюдение режимов и организации хранения архивных документов;
- проверку наличия и состояния документов, хранящихся в отделе;
11) обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью Саткинского муниципального района, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Челябинской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и находящихся на хранении в отделе;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
- архивных документов, принятых от ликвидированных организаций;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;
12) осуществляет информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов в соответствии с их обращениями (запросами), а так же в инициативном порядке;
13) осуществляет подготовку тематических и социально-правовых запросов граждан, учреждений и организаций всех форм собственности по документам, находящимся на хранении в отделе:
- оформляет архивные справки, архивные копии, сопроводительные письма к исполненным запросам, пересылает по назначению непрофильные запросы;
- готовит ответы на запросы по своему направлению деятельности, выдает заверенные архивные копии документов и архивные выписки заявителям в установленном порядке;
14) соблюдает требования по защите персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
15) рассматривает обращения ( предложения, заявления или жалобы) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
16) предоставляет заявителям доступ к архивным фондам путем:
- выдачи для пользования в читальном зале подлинников и (или) копий архивных документов;
- доступа к справочно-поисковым средствам отдела;
17) обеспечивает хранение и применение электронной цифровой подписи в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
18) готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации;
19) проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников), выставки архивных документов;
20) внедряет в работу архива автоматизированные архивные технологии;
21) выполняет иные функции, вытекающие из задач перед отделом
Основной целью создания Архивного отдела является решение задач по реализации полномочий в сфере управления архивным делом в Саткинском муниципальном районе, удовлетворение потребностей общества и государства в архивной информации, обеспечивающей социальные гарантии граждан.
Задачами Архивного отдела являются:
1) комплектование, учет, обеспечение сохранности и использование документов Архивного Фонда Российской Федерации и иных архивных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;
2) осуществление государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Саткинского муниципального района Челябинской области Законом Челябинской области от 27.10.2005 № 416-ЗО « О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области»
3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности Саткинского муниципального района, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации;
4) обеспечение рационального использования средств на реализацию государственных полномочий по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области;
5) обеспечение защиты охраняемой законом информации находящейся в архивных документахв соответствии с действующим законодательством.
Функции отдела
В рамках решения основных задач отдел осуществляет следующие функции:
1) осуществляет учет архивных документов находящихся на хранении в отделе;
2) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций - источников комплектования отдела:
- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
- по упорядочению документов по личному составу;
- по ведению учета документов архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;
- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;
3) составляет списки источников комплектования отдела, согласовывает с экспертно-проверочной комиссией ( далее –ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Челябинской области и осуществляет подготовку соответствующего правового акта Администрации района;
4) рассматривает и согласовывает положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования;
5) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК Государственного комитета по делам архивов Челябинской области:
- описи дел, документов ( или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования отдела;
- инструкции по делопроизводству организаций- источников комплектования;
- примерные и индивидуальные номенклатуры дел организаций – источников комплектования;
- описи дел по личному составу ( или их годовые разделы);
- акты о неисправимых повреждениях документов организаций- источников комплектования;
6) осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в отдел от организаций – источников комплектования;
7) принимает на хранение документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации в случае заключения соответствующего договора;
8) осуществляет в установленном порядке прием документов по личному составу от ликвидированных организаций, предприятий, учреждений Саткинского района;
9) представляет в установленном порядке документы государственного учета в Государственный комитет по делам архивов Челябинской области;
10) проводит комплекс мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности:
- соблюдение режимов и организации хранения архивных документов;
- проверку наличия и состояния документов, хранящихся в отделе;
11) обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью Саткинского муниципального района, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью Челябинской области, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и находящихся на хранении в отделе;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
- архивных документов, принятых от ликвидированных организаций;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;
12) осуществляет информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов в соответствии с их обращениями (запросами), а так же в инициативном порядке;
13) осуществляет подготовку тематических и социально-правовых запросов граждан, учреждений и организаций всех форм собственности по документам, находящимся на хранении в отделе:
- оформляет архивные справки, архивные копии, сопроводительные письма к исполненным запросам, пересылает по назначению непрофильные запросы;
- готовит ответы на запросы по своему направлению деятельности, выдает заверенные архивные копии документов и архивные выписки заявителям в установленном порядке;
14) соблюдает требования по защите персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации;
15) рассматривает обращения ( предложения, заявления или жалобы) в установленном законодательством Российской Федерации порядке;
16) предоставляет заявителям доступ к архивным фондам путем:
- выдачи для пользования в читальном зале подлинников и (или) копий архивных документов;
- доступа к справочно-поисковым средствам отдела;
17) обеспечивает хранение и применение электронной цифровой подписи в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
18) готовит публикации по архивным документам в средствах массовой информации;
19) проводит информационные мероприятия (экскурсии, презентации, дни открытых дверей, уроки для студентов и школьников), выставки архивных документов;
20) внедряет в работу архива автоматизированные архивные технологии;
21) выполняет иные функции, вытекающие из задач перед отделом