Судьбоносным для основания и развития будущего Копейска стало открытие в 1832 году горным инженером Иваном Ивановичем Редикорцевым запасов каменного угля в Челябинском уезде близ крепости Миасской. Разработка месторождения началась в 1907 году и эта дата признана годом основанием города. 20 июня 1933 года постановлением ВЦИК СССР поселок Копи был преобразован в город Копейск с подчинением Копейского городского Совета исполкому Копейского района. Копейский район как административно-территориальная единица был включен в новую районную сеть Челябинской области по Постановлению Президиума ВЦИК от 8 января 1935 года. Постановлением ВЦИК от 20 августа 1935 года город Копейск выделен в самостоятельную административно-хозяйственную единицу, присвоен статуса города областного значения. По постановлениям Президиума Челябинского областного исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся от 06 июня 1935 и 02 октября 1936 года Копейский городской Совет депутатов трудящихся был переподчинён Челябинскому областному исполнительному комитету Совета депутатов трудящихся. Копейский район был упразднён 1 апреля 1937 года, территории района с находящимися на его землях сельсоветами подчинены Копейскому городскому Совету трудящихся депутатов.
Вскоре после образования Челябинской области постановлением Президиума Челябинского областного исполнительного комитета 9 февраля 1935 года принято решение (протокол №3, пункт 76) «Об организации районных архивов». Толчком к принятию решения послужило постановление ВЦИК и Совета народных комиссаров РСФСР от 10 января 1934 года об организации в течение следующего года районных архивов там, где имеются «наиболее ценные архивные материалы». В целях полного охвата Челябинской области сетью районных архивов и правильного их территориального размещения по области в отношении объединения тех районов, которые имеют наиболее ценные архивные материалы . Таким образом, была создана сеть из 13 межрайонных архивов. Копейский район (наряду с Кунашакским, Бродокалмакским, Сосновским районами) обслуживал Челябинский межрайонный архивi.
Полноценная районная сеть архивов возникла в Челябинской области в течение 1937—1938 годов, что стало результатом новых указаний центральных властей.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938 года архивные органы были переданы НКВД СССР (с 1946 года - МВД СССР), в ведении которого находились до 1962 года.
Первое упоминание о начале становления архивной службы в Копейске относится к 1939 году. Именно тогда был организован ряд архивов в области, в том числе и в Копейском районе. В постановлении президиума облисполкома от 30 декабря 1938 года «О состоянии архивного отдела в области» говорилось, что совсем не имеют помещений некоторые архивы области, в том числе Копейский райархив.
Несмотря на подчинённость архивов системе МВД, вопросы развития архивной службы, сохранности документов, кадровые вопросы не раз поднимались местной властью. Так, в приказе исполнительного комитета Копейского городского Совета депутатов трудящихся от 10 января 1948 года говорится об обработке и сдаче материалов по выборам в Верховный Совет в РСФСР и СССР 1939 года с последующем оформлении «акта на списание и направления для утверждения в в г. Челябинск в Облархив»ii; Решением исполнительного комитета Копейского городского Совета депутатов трудящихся № 2 от 03 февраля 1953 года «О мерах по улучшению работы с кадрами советских органов города» утвержден список должностей, входящих в номенклатуру горисполкома, в том числе 1 единица заведующего горархивом;iii на повестке дня заседания исполкома Копейского городского Совета депутатов трудящихся от 8 января 1957 года рассматривался вопрос о состоянии хранения документов по отдельным предприятиям и учреждениям города. Отмечалось, что отсутствует контроль со стороны руководителей предприятий за сохранностью архивных документов, не наведен порядок в архивах, стеллажей не хватает, помещение не отапливается и работать в нем невозможно. С целью устранения недостатков исполком решил: обязать руководителей предприятий, учреждений выделить соответствующие помещения для сохранности архивных документов, усилить контроль и повысить требовательность к лицам, отвечающим за сохранность документовiv.
Основными направлениями в работе городского архива были прием, описание, хранение первоисточников. Использование документов было малодоступно широкому кругу исследователей. В конце пятидесятых годов XX века, в связи с пенсионной реформой, началась выдача справок гражданам, подтверждающих их трудовой стаж.
Для каждого периода развития архивного отдела характерны определенные проблемы, особенно связанные с комплектованием архива документами. При приеме документов не всегда учитывалось их значение в экономической и культурной жизни города, в системе государственного аппарата. Также до 1958 года беспрепятственно принимались в городской архив документальные материалы по личному составу учреждений и предприятий. На основании постановления Совмина СССР от 13 августа 1958 года документы по личному составу стали возвращаться организациям и предприятиям.
С 1962 года городской архив перешёл в подчинение органу местного самоуправления - городскому Совету депутатов трудящихся, что значительно расширило доступ к архивным документам.
На основании решений облисполкома от 26.12.1961 года № 32 и исполкома Копейского городского Совета депутатов трудящихся от 28.03.1962 года № 80 «Об изменении порядка комплектования городского государственного архива документальными материалами» было принято решение утвердить список № 1 учреждений и предприятий, документы которых подлежат обязательному приему (местные органы государственной власти, органы суда, прокуратуры, соц. обеспечения, культуры, шахты и др.). В список № 2 входили учреждения и предприятия, документы которых не подлежали приему в архивный отдел (промышленность, торговля, больницы, библиотеки и др.).v
В 1988 году городской архив был реорганизован в архивный отдел исполнительного комитета Копейского городского Совета депутатов трудящихся.
Постановлением Главы администрации города Копейска от 03.12.1991 года № 1 архивный отдел исполнительного комитета Копейского городского Совета депутатов трудящихся был преобразован в архивный отдел администрации города Копейскаvi.
Законом Челябинской области от 28 октября 2004 года № 308-ЗО «О наименованиях органов местного самоуправления и глав муниципальных образований в Челябинской области» муниципальное образование «Город Копейск» наделено статусом городского округа и стало именоваться муниципальным образованием «Копейский городской округ». И, соответственно, архивный отдел администрации Копейского городского округа.
28.09.2005 года постановлением Собрания депутатов Копейского городского округа № 82 был принят Устав муниципального образования «Копейский городской округ», согласно которому исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления именуется администрацией Копейского городского округа Челябинской области, и, соответственно, архивный отдел администрации Копейского городского округа Челябинской области.
Согласно карточкам фондов, с 1946 года по 1959 годы было приняты документы 28 фондов в количестве 1757 ед.хр. Это документы Копейской нотариальной конторы, райисполкомов, шахт и других организаций.
Самые ранние документы, поступившие на хранение – книга движения личного состава артели «Кустпромшвей» за 1930 год, книга распоряжений редактора газеты «Копейский рабочий» о приёме и увольнении сотрудников за 1932 год.
На протяжении многих лет в архиве работал один человек. В разные годы архивом в г. Копейске руководили Шабанова А.В. (10.06.1948- ?)vii, Кожушко З.И. (не позднее июня 1950 - 01.07.1951)viii, Смородина Клавдия Кузьминична (1951 - 1959), Ткачева Клавдия Константиновна (1959 - 1962), Боровкова Вера Иосифовна (1962 – 1964), Екимова Ксения Дмитриевна (1964 по 1970), Васько Мария Семеновна (1970 - 1974).
Более 30 лет, с 1975 по 2007 год, проработала в городском архиве (архивном отделе администрации) Сибилева Галина Александровна, при ней увеличилось поступление документов в архив. Архивный отдел располагался на 1 этаже жилого дома по адресу г. Копейск, пр. Ильича, 6. Из воспоминаний Галины Александровны: «Я долгое время работала одна, помещение под архив было маленькое не более 56 кв.м., была небольшая рабочая комната, приходилось принимать много документов от разных предприятий, запросы о подтверждении стажа, заработной платы выполнялись на печатной машинке. Часто к нам обращались люди, чтобы подтвердить награждение медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне». В 1993 году была выделена ставка специалиста и в архивном отделе стало работать 2 человека.
В 1996 году архивный отдел Копейска практически прекратил работу по комплектованию, делая исключение для ликвидированных организаций, по причине отсутствия свободных площадей. Руководство администрации города Копейска выделило более просторное помещение на первом этаже трехэтажного дома по адресу ул. Ленина, 30, площадью 172,1 кв.м., где и поныне размещается архивный отдел. Помещение включает 2 кабинета, приемную, 3 архивохранилища.
С 2009 года по 2016 год возглавляла городской архив Косторова Ольга Ивановна. За время ее работы в 2010 году произведен ремонт архивохранилища № 1. Сейчас оно оснащено современными мобильными стеллажами протяженностью 227,5 п.м. Таким образом, архив приобрел 147,5 п.м. дополнительно стеллажных полок.
15 февраля 2012 года произошло чрезвычайное событие, причиной которого стал метеоритный дождь. От ударной волны в архиве пострадало значительное количество окон, был поврежден тепловой контур здания, нарушена система охранно-пожарной сигнализации, пострадала оргтехника. Администрацией округа были приняты оперативные меры по устранению последствий нанесенного ущерба, сотрудниками отдела не прекращалась профессиональная деятельность: проводились прием граждан, консультации, исполнялись запросы.
При возрастающих объемах архивных документов, увеличении степени загруженности архивохранилищ требовалось новое помещение. Такое помещение, площадью 149,6 кв.м., было выделено в 2015 году. В ведение архива дополнительно было передано движимое имущество (мобильные стеллажи 174 пог.м. с фальшполом, а также металлические и смешанные стеллажи. Помещение располагается в этом же доме по адресу ул. Ленина, 30.
В 2016 году была смонтирована система освещения, установлена пожарная и охранная сигнализация, произведена замена стояков, врезка и подключение водоснабжения. С целью переезда в новое помещение был подготовлен проект входной группы¸ а также смета на оборудование входной группы со стороны ул. Ленина, 30 – в исторической части города.
С января 2017 года работа по обеспечению сохранности архивных документов продолжилась. В 2019 году произведён косметический ремонт части помещения, приспособленной под архивохранилище и ремонт системы отопления, произведена перевозка части архивных документов. Помещение имеет статус хранилища № 4. Косметический ремонт части помещений (кабинета начальника отдела, сотрудников, приемная) был произведен в 2025 году.
Условия хранения архивных документов в основном соответствуют предъявляемым требованиям: установлена охранно-пожарная сигнализация, евроокна, тревожная кнопка, приобретены психрогигрометры.
В связи с массовой ликвидацией и реорганизацией учреждений в 1990-е годы возросла численность документов по личному составу, хранящихся в архивном отделе.
На 01.01.2025 в архивном отделе администрации Копейского городского округа значится 124 фонда, 36709 ед.хр. за 1930-2020 годы, из них управленческой документации - 23350 ед.хр., по личному составу - 13210 ед.хр, 96 фотодокументов, 52 электронных документа, 1 видеодокумент.
Это документы предприятий Краснознаменного шахтерского города, которые отражают большой путь экономического, социального и технического развития исполкомов (Сталинского, Кировского, Горняцкого районов), исполкома городского Совета депутатов и администрации города, учреждений культуры, здравоохранения, образования и других организаций. Документы широко используются в работе исследователями. В связи с приватизацией и межеванием земельных участков большим спросом пользуются документы, переданные из бывших администраций рабочих поселков г. Копейска (государственные акты, свидетельства на право собственности на землю). Они дают значительный прирост тематических запросов.
Архив постоянно пополняется новыми документами, которые образуются в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, расположенных на территории Копейского городского округа. Наиболее значимые организации (14 организаций) отнесены к числу источников комплектования архивного отдела и передают свои документы на постоянное хранение (органы местного самоуправления, управления культуры, образования, учебные заведения и т.д.). Вместе они ежегодно пополняют архив на 300-400 единиц хранения.
В рамках мероприятий, связанных с юбилейными датами, планами работы в архивном отделе активно проводятся экскурсии, семинары, школьные уроки с учащимися учебных заведений города (колледжи, средние общеобразовательные учреждения).
Архивный отдел на территории Копейского городского округа оказывает услугу информационного обеспечения физическим и юридическим лицам в соответствии с их обращениями на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов. За 2024 год исполнено 3529 запросов : 1988 запросов социально-правового характера, 1541 запрос тематического характера. Все запросы исполняются в установленные законом сроки.
В соответствии с Договором о предоставлении государственных и муниципальных услуг архивный отдел активно взаимодействует территориальными отделами Областного государственного автономного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных муниципальных услуг Челябинской области» по исполнению запросов социально-правового характера.
В настоящее время трудно представить, что архивариусы обходились в своей работе бумагой и ручкой, печатной машинкой, первый компьютер был приобретен в 1999 году. В современном мире не обойтись без информационных технологий, используемых в работе. С 2010 года архивный отдел исполняет запросы социально-правового характера (подтверждения стажа, заработной платы), поступающие от отделений Социального фонда России (СФР), поступающих со всей страны по каналам защищенной связи VIPNet, ГИС ЕЦП. Доступен канал обращений граждан через портал госуслуг, электронную почту. Благодаря электронному документообороту с учреждениями СФР в разы уменьшилось количество личных посещений граждан, обращающихся за подтверждением стажа, заработной платы. Это значительно облегчает поиск информации людям, выходящим на пенсию.
Для учета архивных фондов используется программный комплекс ГИС «Цифровой архив». В 2020 году закончено формирование базы данных граждан, эвакуированных в Челябинскую область, в нее внесено 2347 эвакуированных, в 2025 году внесены данные об участниках Великой Отечественной войны, имеющихся в тридцати делах военного комиссариата г. Копейска, в областную базу данных «Книга памяти 1941-1945 гг».
Сотрудники архива для выполнения поставленных задач обеспечены 4 компьютерами, 1 сканером, 3 МФУ. Архивный отдел имеет свою электронную почту, доступ к Интернет-ресурсам, локальной сети. На официальном сайте администрации Копейского городского округа информация о деятельности архивного отдела, оказываемой услуге, другая полезная для граждан и организаций информация размещены на отдельной странице.
Согласно штатному расписанию в архиве работает 4 человека: 3 муниципальных служащих, 1 технический работник.